Tietosuojaseloste

 

 

Tietosuojaseloste

 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Isonkyrön Voimistelijat ry (Suomen Voimisteluliiton
jäsenseura) käsittelee seuran jäseniksi rekisteröityjen ja muiden seuran toimintaan liittyvien henkilötietoja.
Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään voimistelun harrastamiseen ja kilpailemiseen, sekä voimistelun
parissa toimimiseen.

 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Isonkyrön Voimistelijat, Y-tunnus: 1109794-4
c/o Elina Jacklin, Tuuralantie 778, 66440 Tervajoki
isvo@isvo.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: hanna.hannuxela@gmail.com

 

Hoika-jäsenrekisteri ja muut seuran toimintaan liittyvät rekisterit

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekistereissä käsitellään seuran jäsenten ja entisten jäsenten sekä seuran toimintaan liittyvien
yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden sekä kunniajäsenten henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä
käsitellään koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka
muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu
etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

– Jäsenyyksien ylläpito
– Kilpailutoiminnan ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen)
– Koulutustiedot
– Lisenssien osto
– Valokuvaus ja videointi (kilpailuihin/julkisiin tapahtumiin osallistuneilta)
– Vakuutustietojen siirtäminen vakuutusyhtiölle
– Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
– Sähköinen jäsenviestintä (Hoikaan rekisteröityneenä käyttäjä on oikeutettu saamaan Voimisteluliiton ja
Isonkyrön Voimistelijoiden toimintaan liittyvää viestintää sähköpostitse lain sallimissa rajoissa)
– Analysointi ja tilastointi (vuositilastot)
– Laskutus
– Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
– Seuran markkinointi (kuvat ja videot, joiden käyttöön seuralla on kirjallinen lupa).

 

Käsiteltävät henkilötiedot:

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia
henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

– yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
– rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana sekä muu mahdollinen yksilöivä tunnus
– demografiatiedot, kuten syntymäaika ja sukupuoli
– ruoka-aineallergiat ja eritysruokavaliot
– lisenssitiedot (sisältää henkilötunnuksen) ja mahdolliset vakuutustiedot
– mahdolliset luvat ja suostumukset, kuten suoramarkkinointisuostumus
– jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
– kilpailuihin ja julkisiin tapahtumiin osallistuneiden osalta valokuvat ja videot (voidaan käyttää tapahtuman
tai voimistelun viestinnän tukena)
– valokuvat ja videot niiden osalta, joilta on kirjallinen suostumus materiaalien käyttämiseen seuran
markkinointitarkoituksiin
– mahdollisesti seuran ja henkilön kilpailu/tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot sekä muut suostumuksella
kerätyt tiedot.

Jäsenrekisterissä ja ryhmän osallistujalistoissa on alle 18-vuotiaiden osalta myös huoltajan nimi ja
sähköposti.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin tiedot kerätään henkilön rekisteröityessä ensimmäistä kertaa Hoika-järjestelmään.
Rekisteröitynyt ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta järjestelmässä.

Rekisteröityneellä on mahdollisuus nähdä omat henkilötietonsa kirjautumalla rekisteriin henkilökohtaisella
käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Seuran yhteyshenkilöiden osalta seuran rekisterin pääkäyttäjä ylläpitää tietoja.
Erityistapauksissa seura voi muokata rekisterin tietoja rekisteröityneen suostumuksella.

Rekistereitä eri tarpeisiin voidaan kerätä myös pyytämällä tietoja sähköpostilla tai paperilomakkeella.

 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille
osapuolille seuraavissa tapauksissa:

Kilpailut:
– Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä tulosten
laskemista ja julkaisemista varten
-Kansainvälisiin kilpailuihin osallistumisen vaativiin kolmannen osapuolen järjestelmiin

Vakuutusyhtiö:
– Rekisteröityneen tiedot, mikäli rekisteröitynyt ostaa vakuutuksen lisenssin yhteydessä
Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms järjestäminen:
-Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmansille osapuolille,
kuten majoituksen järjestäjät. –

Markkinointi ja viestintä:
– Markkinointi- ja viestintätoimistot: Rekisteröityneen yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite) niiden
rekisteröityjien osalta, jotka ovat antaneet suostumuksen suoramarkkinointiin.
Laskutus ja taloushallinto:
– Rekisteröityneen laskutustiedot laskutusta varten.

Viranomaiset:
– Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien
vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Henkilötietoja voidaan siirtää eteenpäin, rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa, uudelle järjestelmän
ylläpitäjälle.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröityneen tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa” Henkilötietojen
käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus” määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan
lainsäädännön ja seuran määräysten mukaisesti.

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Jäsenrekisterin käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteriin annetaan
käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Rekisterin kaikkeen sisältöön on pääsy ITjärjestelmätoimittajalla
sekä yhteisrekisterinpitäjillä eli Voimisteluliiton pääkäyttäjillä. Voimisteluliitto
myöntää seuran rekisterivastaavalle käyttöoikeuden rekisteriin ja hän voi tarvittaessa myöntää
käyttöoikeuksia muille seurassa niitä tarvitseville. Lisäksi seura voi muodostaa Hoikaan erilaisia
oikeusryhmiä ja näiden ylläpidosta vastuu on seuralla.

Kolmansien osapuolien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus ja heillä on oikeus käyttää rekisteristä
luovutettuja tietojaan ainoastaan sopimuksessa mainittuihin asioihin. Sopimuksen päätyttyä kolmannen
osapuolen on poistettava saamansa materiaali asianmukaisesti ja viipymättä.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Isonkyrön Voimistelijat
ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa

 

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on talletettu. Sisään
kirjautumalla Hoika-järjestelmään rekisteröitynyt voi tarkistaa omat perustietonsa. Kaikki rekisteröityneen
tiedot historiatietoineen on rekisteröityjän saatavissa kopiointimaksua vastaan Voimisteluliitosta.

Tarkastuspyyntö tulee esittää ensisijaisesti kirjallisesti ja allekirjoitettuna omaan jäsenseuraansa. Pyyntö
oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän
tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot -kohdassa mainittuun osoitteeseen. Voimisteluliitto voi
pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden
ennen pyynnön käsittelemistä.

 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti
allekirjoitettuna ensisijaisesti omaan seuraansa. Pyyntö voidaan esittää myös tämän tietosuojaselosteen
Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen.

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja
suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin poistamalla suostumus järjestelmästä
milloin vain. Uutiskirjeiden vastaanottamisen rekisteröitynyt voi kieltää myös uutiskirjeen lopussa olevan
linkin kautta.

Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisteristä. Jäsenrekisterin
tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa henkilön mahdollisuuteen osallistua kilpailu- ja
tapahtumatoimintaan. Pyyntö henkilötietojen poistamiseen tulee esittää ensisijaisesti omaan seuraan.
Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän
tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Voimisteluliitto voi
pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden
ennen pyynnön käsittelemistä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa
siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut.
Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän
tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Voimisteluliitto voi
pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden
ennen pyynnön käsittelemistä.

Rekisteröityneen pyynnön toteuttamisesta voidaan kieltäytyä sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme
rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan
toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt on esitettävä ensisijaisesti rekisteröityneen omaan
seuraan. Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: isvo@isvo.fi.

 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus
on viimeksi päivitetty 23.5.2018.