Tietosuojakäytänteet

 

 

Tietosuojakäytänteet

 

Isonkyrön Voimistelijat ry (1109794-4)
C/O Elina Jacklin
Tuuralantie 778, 66440 Tervajoki
(Myöhemmin ”seura” tai ”me”)

 

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuramme jäsenistä, kilpailijoista,
kouluttajista tai muista asiakkaistamme tai muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu
asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden
käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on
meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme
niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa
suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja
käsitellessämme.

 

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Hanna Hannuksela
Isonkyrön Voimistelijat ry
Härkäkiventie 12, 61500 Isokyrö
isvo@isvo.fi tai hanna.hannuxela@gmail.com

 

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka Voimisteluliiton tai seuran ja rekisteröidyn
välisen suhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Kilpailut (esim. kansalliset ja kansainväliset kilpailut)
  • Tapahtumat
  • Leirit ja koulutukset
  • Laatuohjelmaan mukaan hakeminen
  • Materiaalin tilaus, esimerkiksi Voimistelupassi, Stara-merkki, Ohjaajan opas, perhekortit ja kunniamerkit
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • Jäsenviestintä
  • Markkinointiviestintä evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla luvan antaneille
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

 

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme rekisteröityneistä vain sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä kohdassa 2.1 mainittujen
käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tällaisia tietoja ovat:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja kansallisuus
  • mahdolliset luvat ja suostumukset (esimerkiksi markkinointi- ja viestintäluvat, kuvaus- ja videointilupa
    markkinointitarkoituksiin)
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto
    vanhempainvastuunkantajasta
  • koulutushistoria
  • kilpailutulokset ja -ilmoittautumiset
  • lisenssi- ja vakuutustiedot
  • palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus ja verokortti
  • allergiat/erityisruokavaliot (tapahtumat, leirit, koulutukset)
  • testitulokset (urheilijoilta)
  • pituus ja paino (kilpailijoilta)
  • passin tiedot (kansainvälisiin kilpailuihin osallistuvilta)
  • Vaatekoko (maajoukkueurheilijoilta ja tapahtumien vapaaehtoisilta)
  • Valokuvat (näytöksissä, kilpailuissa ja muissa julkisissa tilanteissa otetut sekä kirjallisella luvalla
    markkinointitarkoituksiin otetut)

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityneiden tiedot saamme seuraavasti:

  • jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla
    tavalla
  • valmentajalta, ohjaajalta
  • kouluttajalta tai leiriohjaajalta
  • rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. pisteenlaskijan) syöttäminä
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • Suomen Voimisteluliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • valokuvaajilta
  • Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja
    tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai
    yrityksiltä, esimerkiksi:

    • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden
      yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

 

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten
toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Leirien, kilpailujen (poikkeuksena
tulosarkistot) ja niihin rinnastettavien tapahtumien henkilötietoja tulemme säilyttämään yhden (1) vuoden
tapahtuman päättymisen jälkeen. Valokuvia säilytämme arkistoissa toistaiseksi. Tämän jälkeen tiedot
tuhotaan asianmukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme
kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen
käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

 

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän seuratoimijat voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön
mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin
takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä
tavalla. Kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat, kouluttajat,
valmentajat, tapahtuman tekijät, opistot ja majoitusten tarjoajat sekä lento- ja laivayhtiöt.

 

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena kuitenkin EU:n
tai Euroopan ulkopuolisiin tapahtumiin ja kilpailuihin osallistuvien osalta, jolloin tiedot siirretään
järjestävälle taholle tapahtumiin osallistumisen mahdollistamiseksi.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille
osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien
    vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että
    tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Tiedot luovutetaan tapahtumaan osallistumisen kannalta oleellisille yhteistyötahoille (esimerkkinä leirit,
    koulutukset, matkayhtiöt)

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö
tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Isonkyrön Voimistelijat ry, C/O Elina Jacklin Tuuralantie 778, 66440 Tervajoki
tai sähköpostitse osoitteeseen isvo@isvo.fi

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan
postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja
suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen
ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän
markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai
sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröityneellä on mahdollisuus poistaa itsensä myös postituslistoilta
sähköpostin lopussa olevan linkin kautta. Hoika-jäsenrekisterissä rekisteröitynyt pääsee itse hallinnoimaan
omia tietojaan.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa
siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut.
Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai
sähköpostiosoitteeseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme
rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan
toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja
käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen
avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on
rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on seuratehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.

 

11. Muutokset näihin tietosuojakäytänteisiin

Tätä tietosuojakäytännettä voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä
ilmoitus on viimeksi päivitetty 23.5.2018.